• L'Assemblée Générale 2013 de l'Office de tourisme du Pays Châtillonnais

    La Présidente, Michèle PIELIN, a souhaité la bienvenue aux participants à l’assemblée générale de l’Office de Tourisme du Pays Châtillonnais et les a remerciés d’être présents.

    Assemblée Générale 2013 de l'Office de tourisme du Pays Châtillonnais

    Elle a remercié tout particulièrement de leur présence :

    - M. Hubert BRIGAND, Président de la Communauté de Communes du Pays Châtillonnais

    - M. Laurent SCHEMBRI, Vice-Président de la CCPC en charge du Tourisme, de la Culture et de la Communication

    - M. Jean-Pierre GOYARD, Président de l’Office de Tourisme de Montbard et du Montbardois

    - Mme Karine VANNET, chargée de mission auprès des OTSI à Côte-d’Or Tourisme

     Michèle PIELIN a prié également les participants d’excuser l’absence de :

    - M. Didier MARTIN, Président de la FROTSI et de Bourgogne Tourisme

    - M. Henri JULIEN, Conseiller général d’Aignay-le-Duc

    - M. Marc FROT, Conseiller général de Baigneux-les-Juifs, Président de la SEM Alésia

    - M. Thomas BLANC, commissaire aux comptes de l’association

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    Cette année encore l’Assemblée générale de l’association a été organisée, de façon exceptionnelle, avec une année de décalage. En 2014, l’Assemblée générale ordinaire sera organisée en amont de la saison touristique.

    RAPPORT MORAL 2012

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    La Présidente a expliqué que l’année 2012 a été marquée par l’aménagement de l’Office de Tourisme dans ses nouveaux locaux au rez-de-chaussée de la Maison Philandrier, ancien Musée du Châtillonnais.

    L’OTPC a ainsi quitté les locaux de la place Marmont qui n’étaient plus adaptés à l’ampleur de sa mission d’accueil et à celle du territoire communautaire qu’il représente.

    Les nouveaux locaux mis à disposition par la Communauté de Communes ont fait l’objet d’un aménagement moderne, tout en conservant l’image et l’esprit de notre territoire et constituent dorénavant une vitrine pour notre territoire.

    Il est ainsi offert aux visiteurs un espace d’accueil fonctionnel, accueillant et convivial. La situation des locaux dans le coeur historique de Châtillon-sur-Seine est un atout indéniable.

    Ce déménagement a permis le développement d’une boutique du terroir, et par là-même le développement de partenariats avec de nombreux prestataires locaux.

    Le principe : proposer à la vente des productions châtillonnaises (produits du terroir mais aussi artisanat…) qui permettent de renvoyer les visiteurs vers leurs producteurs. Ceux-ci peuvent ainsi faire découvrir leur point d’accueil, de vente, de production…

    L’activité Billetterie s’est également intensifiée.

    RAPPORT D’ACTIVITE 2012

    La Présidente a présenté ensuite les grandes lignes du rapport d’activité de l’année 2012.

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    Accueil

    La fréquentation en 2012 est restée globalement stable par rapport à 2011.

    • A Châtillon-sur-Seine :

    o l’OTPC a connu quelques pics de fréquentation en juin (=> découverte des nouveaux locaux dans lesquels l’OTPC a déménagé début juin) et sur la fin de l’année d’octobre à décembre (=> lié à la St-Vincent Tournante et notamment à la vente de verres).

    o 8815 personnes ont été accueillies (indicateur ≠ du nombre de demandes au comptoir), soit 6% de + que l’année précédente => effet « nouveaux locaux », plus vastes

     Les antennes d’Aignay-le-Duc et de Recey-sur-Ource ont vu leur fréquentation diminuer, seule l’antenne de Riel-les-Eaux a connu une augmentation de sa fréquentation, restant cependant la plus faible de toutes avec moins de 100 visiteurs sur 2 mois.

     A noter : la position de l’OTPC dans le paysage des Offices de Tourisme de Côte-d’Or : il se trouve en 6ème position des OT les plus fréquentés de Côte-d’Or après :

    o Dijon

    o Beaune et Pays Beaunois

    o Nuits-Saint-Georges

    o Semur-en-Auxois

    o Saulieu

    Autres chiffres :

    • 8867 demandes ont été renseignées, toutes antennes et tous modes de contact confondus.

    10 % des demandes sont renseignées dans les antennes saisonnières.

    Seules les demandes par mail sont en augmentation (hors demandes au comptoir).

    Juin, juillet, août sont les mois où la demande est la plus forte, avec également une belle arrière-saison (septembre – octobre).

    La répartition des clientèles est similaire à l’année précédente :

    - clientèle française : 84 %

    - clientèle étrangère : 16 %

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    • Clientèle française

     Les Bourguignons représentent en 2012 68% de la clientèle.

    Les Côte-d’Oriens sont de loin les plus nombreux (97% des Bourguignons), suivis des Icaunais.

    Hors Bourgogne, l’Ile-de-France représente la plus importante région pourvoyeuse de visiteurs, suivie de la Champagne-Ardennes.

    • Clientèle étrangère

     Top 5 des pays émetteurs :

    1. Grande-Bretagne (33%)

    2. Pays-Bas (22%)

    3. Belgique (16%)

    4. Allemagne (14%)

    5. Italie (3%)

     Les demandes concernent principalement :

    - des informations d’ordre pratique (28%),

    - les visites (musées, églises, patrimoine…) (15%),

    - les manifestations (13%)

     Il est également à noter une activité de Billetterie Spectacles importante (elle concerne 8% des demandes).

    Parmi les thèmes largement demandés figurent en bonne place :

    - la randonnée

    - les activités Famille

    - le vélo

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    Le site internet a enregistré une augmentation notable au mois de mars et avril, date à laquelle une campagne Google AdWords avait été menée.

    Nous en sommes à :

    9 024 visites, un chiffre que nous pouvons largement améliorer

    51 504 pages vues

    5,71 pages / visite 5

     Promotion

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    Participation à des événements Grand Public :

    - Salon Loisiroscope à Dijon (Janvier)

    - Salon des Vacances à Bruxelles (Février) – en partenariat avec le MuseoParc Alésia, l’OT d’Autun, Bibracte

    - Salon international de l’Agriculture à Paris (Mars) – en partenariat avec le GIP de préfiguration du Parc national des forêts de Champagne et Bourgogne

    - Animation exceptionnelle à la Cité des Sciences à Paris (Avril)

     dans le cadre de l’exposition « Gaulois, une exposition renversante » en partenariat avec Alésia, Autun, Bibracte

    Participation à des événements locaux :

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    - Fête du Crémant (Mars)

    - Journées Châtillonnaises (Juin)

    - Salon de l’Automne (Septembre)

     Actions de diffusion de documentation :

    - Participation à la bourse d’échange de documentation de la Côte-d’Or – Pontailler-sur-Saône

    - Participation à la bourse d’échange de documentation de l’Yonne - Joigny

    - Participation à la bourse d’échange de documentation de l’Aube – Mussy-sur-Seine

    - Livraison de doc en partenariat avec le Musée Vix, Alésia et Bibracte aux sites de visite et prestataires des territoires voisins (Yonne, Aube, Haute-Marne, Côte-d’Or)

    - Livraison des prestataires touristiques châtillonnais

     Communication

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    Editions

    - Participation à la réalisation du guide touristique du Pays Châtillonnais 2012 (en collaboration avec la CCPC) : 12 000 exemplaires

    - Réalisation de l’Agenda de la saison 2012 : 16 000 exemplaires

     diffusé à l’OTPC et par la Poste dans tous les foyers châtillonnais (encarté avec le Châtillonnais Mag’ de la CCPC)

    - Réalisation d’un dépliant d’appel FR/NL (destiné au salon des Vacances à Bruxelles) : 1 000 exemplaires

    - Coréalisation de la carte touristique du futur Parc national « entre Champagne et Bourgogne » : 5 000 exemplaires

     Actions envers la presse

    Participation aux accueils Presse réalisés en partenariat avec Bourgogne Tourisme dans le cadre de l’année de l’Archéologie (accueil de journalistes français, accueil de journalistes allemands, accueil de journalistes belges, accueil d’un journaliste anglais).

    Animation du site web et de la page Facebook de l’OTPC 6

     Animation

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    Mardis Découvertes

    Rappel du principe des Mardis Découvertes : organiser tous les mardis de l’été, sur tout le territoire, des visites de sites châtillonnais qui ne sont pas ouverts traditionnellement à la visite, les « trésors cachés » du Châtillonnais : visites guidées de patrimoine bâti, visites d’entreprises, dégustation chez les producteurs, etc.

    L’Office de Tourisme du Pays Châtillonnais a organisé 6 Mardis Découvertes durant l’été, qui ont connu un franc succès avec plus de 250 participants.

    15 sites ont ainsi été découverts (ou redécouverts) parmi lesquels le parc éolien de la Bretelle à Etalante, le sentier des chants d’oiseaux aux Marots, le site archéologique de Vertillum à Vertault, la commanderie templière de Bure-les-Templiers, celle d’Epailly, le Prieuré du Val de Seine, la tonnellerie Cavin, l’exploitation bio Zarat à St-Broing-les-Moines, le château de Quemigny-sur-Seine, etc.

    Partenariats

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    Partenariat avec la CCPC par convention d’objectifs et de moyens, participation à la commission Tourisme de la CCPC

    Partenariat avec l’ONF : mise à disposition gratuite à l’OTPC d’un GPS multimédia destiné à l’accompagnement des visiteurs sur le circuit de découverte des chants d’oiseaux, développé et aménagé aux étangs des Marots par l’ONF.

    Partenariat avec l’association Saint-Vincent Tournante 2013 : participation à la préparation de la Saint-Vincent tournante et aux réunions menées par l’association SVT 2013.

    Partenariat avec le GIP de préfiguration du Parc national des forêts de Champagne et Bourgogne : participation au Conseil économique, social et culturel du GIP

    Partenariat avec les sites d’Alésia, Bibracte et Autun : échange de documentation destinée aux tournées de diffusion respectives des différents sites.

    Partenariat avec de nombreux prestataires dans le cadre de la vente de leurs produits à la boutique de l’OTPC et dans le cadre de l’activité billetterie Spectacles.

    La Présidente de l’Office de Tourisme du Pays Châtillonnais est également Vice-Présidente de UDOTSI et membre du Conseil d’administration de la FROTSI, de l’ADT et de l’association des Gîtes de France.

    Personnel et formation

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    La formation « Bureau Auxiliaire SNCF » est la principale formation suivie par le personnel de l’OTPC en 2012. Elle a duré plus de trois semaines et a été suivie par deux des agents d’accueil.

    Formation Infographie (Indesign)

    suivie par le chargé de promotion (4 jours en février- mars) 7

     Formation Communiquer avec des personnes sourdes et malentendantes

    suivie par 1 agent d’accueil (4 jours en février-mars)

    Formation Qualité

    suivie par le RAQ (1 jour en mai)

    Formation du personnel saisonnier

    sur les techniques d’accueil et la connaissance du territoire (1 jour début juillet)

    Nous avons également accueilli une stagiaire pendant 3 mois qui a réalisé une étude sur les démarches et outils à mettre en place pour le classement de l’OT au regard des nouvelles normes

    (3 mois d’avril à juin)

    RAPPORT FINANCIER 2012

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    En préambule à la présentation du rapport financier 2012, la Présidente a fait part d’un événement exceptionnel, dû à une erreur administrative et du cabinet comptable de l’association : la taxe sur les salaires, à laquelle l’OT était assujetti depuis sa création, n’ayant pas été décelée jusqu’à cette année, la situation a dû être régularisée et l’OTPC a dû s’acquitter de cette taxe pour l’ensemble des années concernées (2010 à 2013).

    Les comptes 2012 ont donc été arrêtés en tenant compte de cet acquittement.

    La Trésorière, Brigitte BIELAK, a présenté le rapport financier 2012 de l’association.

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    La Présidente a lu  les conclusions du rapport du Commissaire aux Comptes de l’association. Celui-ci a certifié les comptes 2012.

    L’assemblée générale a approuvé, à l’unanimité, le bilan et le compte de résultat 2012.

    A l’unanimité, les membres ont donné quitus aux administrateurs, la Présidente les en a remerciés.

    PROJETS ET BUDGET 2013

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    L’année 2013 a été marquée par plusieurs événements :

    - le départ en retraite de Sylvie Jouaire, responsable administrative de l’Office de Tourisme,

    - la mise à disposition de Sophie Calvet, chargée de développement touristique CCPC, en tant que responsable de l’Office de Tourisme, et pour des missions de développement et d’encadrement

    - la mise à disposition de Séverine Voizeux par la CCPC, en tant qu’agent d’accueil polyvalent, à mi-temps

    - l’installation au 10 janvier 2013 du Bureau Auxiliaire SNCF, nécessitant (à certaines périodes) un ETP

     Ces événements ont entrainé une réorganisation structurelle de l’Office de Tourisme du Pays Châtillonnais, du fonctionnement de ses services. 8

     Outre les nécessaires évolutions vers le numérique, l’Office de Tourisme du Pays Châtillonnais doit recentrer son activité sur la demande actuelle, aller au-delà de sa mission d’accueil et d’information, et proposer à la vente des produits clés en main ou à la carte.

    En 2013, nous nous sommes attelés à initier ces changements en profondeur et nous avons opté pour des actions nouvelles simples, courtes et utiles tirant vers cet objectif.

    • Accueil
    • rationalisation du fonctionnement et des outils
    • formation d’un nouvel agent au BA SNCF

     Animation

    • participation à l’organisation et à l’accueil lors de la Saint-Vincent Tournante
    • multiplication des actions estivales
    • organisation d’un Fantastic Picnic

     Promotion et Communication

    • nouvel agenda des manifestations (en partenariat avec le musée)
    • refonte des dépliants d’auto-visite de Châtillon-sur-Seine
    • actualisation et évolution de la documentation groupes
    • évolution du site internet en lien avec la base de données départementale
    • Nouvelle méthodologie d’envoi du programme des manifestations

     Commercialisation

    • prise en charge des demandes groupes
    • mise en place de produits packagés
    • prise de commissions sur billetterie
    • nouveaux produits pour la boutique

     A toutes ces actions nouvelles s’ajoutent bien évidemment les actions reconduites telles que :

    Editions

     la participation à l’édition annuelle du guide « Bienvenue en Pays Châtillonnais » édité par la CCPC

    • Promotion
    • la participation au Salon des Vacances à Bruxelles, salon grand public visant une clientèle belge
    • la participation à des manifestations locales : Fête départementale de l’agriculture, les Journées Châtillonnaises, la Fête de l’Automne
    • la participation aux bourses d’échange de documentation des OTSI de Côte-d’Or, de l’Yonne, de l’Aube
    • les tournées de diffusion de la documentation :

    o en Pays Châtillonnais auprès de tous les prestataires touristiques

    o en Côte-d’Or et dans les départements voisins auprès des principaux sites touristiques

    • Animation

     L’organisation des « Mardis Découvertes » 9

     Parallèlement :

    • Démarche Qualité

     En suspens depuis l’arrivée dans les nouveaux locaux, et depuis le départ de Sylvie Jouaire, Responsable Assurance Qualité, celle-ci sera remise en route sur 2013-2014, avec :

    o la désignation d’un Responsable Assurance Qualité (RAQ) au sein de l’équipe,

    o l’élaboration d’un nouveau manuel Qualité et de nouvelles procédures (suite au déménagement de l’OT),

    o la mise en place d’un groupe Qualité Local composé d’élus et de socioprofessionnels pour analyser les outils qualité et mettre en place ou soumettre aux partenaires des actions correctives.

     Classement

     L’OTPC est amené en 2013-2014 à préparer et soumettre le dossier de demande de renouvellement de son classement, selon les nouveaux critères (suite à la réforme du classement des offices de tourisme).

    Le budget 2013 de l’Office de Tourisme du Pays Châtillonnais a été  examiné, et présenté par la Trésorière.

    Un membre de l’assemblée a demandé si le coût salarial du personnel mis à disposition par la Communauté de Communes est valorisé dans la subvention de la CCPC. Il a été répondu qu’il s’agit d’une subvention monétaire nette.

    Le budget 2013 a été adopté à l’unanimité.

    ELECTION AU CONSEIL D’ADMINISTRATION

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    La Présidente a informé l’assemblée du fait que le Conseil d’administration a élu, le 18 juin 2013, de nouveaux membres au bureau. Celui-ci est désormais composé de :

    • Présidente : Michèle PIELIN
    • Vice-Président : Gabriel ROBIN
    • Secrétaire : Sylvain TSCHERTER
    • Secrétaire adjoint : Eric DUDOUET
    • Trésorier : Brigitte BIELAK
    • Trésorier adjoint : Arole DUPATY

     Suite à des démissions en son sein à la dernière assemblée générale, et conformément aux statuts de l’OTPC, le Conseil d’Administration a décidé, lors de la présente assemblée générale, d’intégrer de nouveaux membres.

    Les candidats proposés et élus au Conseil d’Administration de l’Office de Tourisme du Pays Châtillonnais sont :

     Sylvain BOULANGEOT, Maison de la Forêt

    Nathalie CHAPUIS, Atelier de la Faine à Veuxhaulles-sur-Aube

    Jean-Claude FUNES, Magny-Lambert

    Jean-Michel MARS, Laignes

    Marie-Hélène POISSONNIER, Hôtel de la Poste, Villaines-en-Duesmois

    Bruno ROGER, Aniers en Pays Châtillonnais

     Michèle PIELIN a passé ensuite la parole à Karine VANNET, chargée de développement auprès des offices de tourisme et syndicats d’initiative à Côte-d’Or Tourisme.

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    Karine VANNET a informé notamment les prestataires touristiques présents de l’actualité de monespacetourisme.com, l’interface permettant la saisie d’informations dans la base de données départementale. L’actualisation des données est en cours pour apparaitre dans l’édition Côte-d’Or J’adore 2014.

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    Hubert BRIGAND, Président de la Communauté de Communes, a  remercié la Présidente, évoqué tour à tour l’embellissement de la Maison Philandrier par l’installation de la statue des 4 déesses dans ses jardins, l’implication de l’office de tourisme dans la Saint-Vincent tournante et la réorganisation des services. Il s'est réjouit d’un bon fonctionnement général de l’Office de Tourisme.

    La séance a été levée et s'est clôturée par le verre de l’amitié.


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